¿Ha notado que los archivos y los documentos han comenzado a apoderarse de su oficina? ¿O se está quedando sin espacio de almacenamiento rápidamente debido a estos elementos? Si es así, ya es hora de que empiece a pensar en utilizar nuestros minidepósitos Panamá donde encontrará diversas opciones de para el almacenamiento de sus documentos.
Cuando almacena documentos importantes en el su unidad de almacenamiento, ayuda a reducir la cantidad de desorden en su oficina, todo mientras aumenta su productividad y espacio de trabajo.
Seleccione una instalación cercana a su oficina para el almacenamiento de documentos
Cuando esté listo para elegir una instalación para almacenar sus documentos, debe elegir una que esté ubicada cerca de la ubicación real de su negocio. Después de todo, si alguna vez tiene que acceder a estos documentos en el futuro, lo último que debe hacer es conducir hasta el otro lado de la ciudad.
Por ello encontrará que nuestras 4 sucursales se encuentran en lugares céntricos de la ciudad y son accesibles desde calles y avenidas principales: Transístmica, San Francisco, Condado del Rey y Juan Díaz.
Cuando almacene documentos comerciales, es mejor elegir una instalación con clima controlado. Con el control de clima, puede proteger los documentos que pueden dañarse debido a condiciones climáticas extremas, como humedad o calor.
Las unidades de almacenamiento con clima controlado ayudan a mantener una temperatura constante durante todo el año para que las unidades nunca se calienten demasiado.
Dado que va a almacenar registros comerciales y de empleados, es absolutamente esencial que elija una instalación que ofrezca una ubicación segura, en MEGA Storage cuanta con cámaras CCTV las 24 horas, cercas perimetrales, personal en el sitio todos los días durante el horario comercial, detectores de humo y alarmas contra incendios.
Proteja todos sus archivos mediante el uso de cajas de almacenamiento de documentos
Asegúrese de tener los tipos de cajas adecuados para sus documentos, así como otros suministros de almacenamiento cuando sea el momento de empacar.
Debe colocar los documentos en una caja de cartón resistente y resistente y usar algún tipo de material de relleno para que los documentos no comiencen a moverse cuando se mueven dentro o fuera de la unidad de almacenamiento que está utilizando.
Debe asegurarse de que las cajas estén cerradas y selladas correctamente con una cinta adhesiva de embalaje de calidad si no se accederá a ellas durante algún tiempo.
Le invitamos a visitar nuestra tienda en línea de artículos de embalaje donde podrá encontrar productos que le ayudarán a organizar y almacenar sus documentos de una manera más segura.
Puede usar una caja de cartón reforzado para los documentos que necesitará almacenar como archivo y que no necesita acceder constantemente y usar una caja con tapa de archivos para los documentos que tendrá que revisar con frecuentemente.
En nuestras oficinas también podrá encontrar estos productos para su conveniencia.
Consejos para almacenar sus documentos importantes
Una vez que haya tomado la decisión de que desea almacenar sus documentos comerciales en una unidad de almacenamiento, hay varias cosas que debe tener a la mitad cuando prepare sus cajas. Estos consejos se enumeran aquí:
- Recuerde el dicho popular “la seguridad empieza en casa”. En la mayoría de los casos, habrá archivos con datos personales o documentación estratégica para su negocio, y solo es necesario que accedan a ellos personas que tengan la autorización adecuada, por lo que le recomendamos mantener la llave de acceso a su unidad bajo buen resguardo.
- Cuando esté empacando sus cajas de documentos, debe asegurarse de llenar las cajas hasta arriba y de agregar material de relleno. No intente llenar demasiado las cajas. Además, no use papel de periódico como relleno, ya que la impresión puede borrarse de sus documentos.
- Asegúrese de que las cajas de almacenamiento de documentos no pesen más de 30 a 50 libras. Esto asegurará que pueda moverlos y levantarlos con facilidad.
- Una gran solución es utilizar estanterías para sus cajas de almacenamiento de documentos.
- Coloque sus archivos más antiguos en la parte posterior de su unidad de almacenamiento. Luego, coloque los archivos en los que necesite ingresar con más frecuencia hacia la parte frontal de la unidad. Lo mismo ocurre con las pilas de cajas que vas a hacer, coloque los más antiguos (y los que no serán necesarios) cerca de la parte inferior y coloque sus documentos más nuevos cerca de la parte superior de la pila.
- Asegúrese de etiquetar todas sus cajas con lo que contienen. Puede usar un sistema de numeración para las casillas almacenadas que luego puede enumerar en una hoja de cálculo para verificar las cosas cuando sea necesario. Esto también le facilitará encontrar los documentos que necesita cuando llegue el momento.
